С презентации на конференцию, а затем на выставку (как правильно организовать спецсобытие)

Мероприятия, именуемые "спецсобытиями", проводятся для того, чтобы привлечь внимание общественности к компании, к ее деятельности и продукту, нарушить привычный ход жизни в самой кампании и окружающей ее среде.
Чтобы спецсобытие было успешным, необходимо провести тщательную его подготовку. Прежде всего нужно четко определить цель предполагаемого мероприятия, круг его участников и их роли, состав приглашенных, детально разработать программу и расписать по минутам сценарий, а затем согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников мероприятия.
Все возможные варианты отклонения от сценария важно предусмотреть заранее. Главное, чтобы событие не выходило из-под контроля, в ходе его нельзя допускать никаких экспромтов и "сюрпризов", кроме как специально запланированных для публики.
Важно, чтобы спецсобытие было широко освещено в СМИ, поэтому необходимо создать условия для работы журналистов: подготовить достаточное количество рабочих мест, обеспечить доступ к телефонам, факсам, предложить бесплатные напитки, закуски и пр. Отсутствие условий будет воспринято как пренебрежение и вызовет обратный желаемому эффект.
Основными видами спецсобытий считаются:
- церемония открытия (завода, производственной линии, нового офиса, выставки и др.);
- презентация (нового товара, дочерней фирмы и др.);
- конференция (научная, научно-практическая, методическая);
- круглый стол;
- выставка.

Церемония открытия знаменует собой начало чего-то нового, необычного или начало действия (выставки, фестиваля, ярмарки и пр.). Церемония открытия направлена обычно на улучшение репутации фирмы среди инвесторов, акционеров, потребителей, партнеров, местной общественности, конечная цель церемонии открытия - привлечение новых покупателей и партнеров.
Необходимость в позитивной известности делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, должностных лиц и некоммерческих организаций. Важен выбор персоны, лично открывающей объект. Это может быть мэр города, министр, представитель городской администрации и т.д. Общественный статус персоны прямо пропорционально влияет на интерес СМИ к церемонии, а значит и к самому мероприятию.
Для проведения церемонии открытия составляется программа, пишется сценарий, готовятся раздаточные материалы, пресс-релизы и фоновая информация для СМИ: история фирмы или ярмарки, описание главных фигур - участников, дается характеристика открываемого объекта. От каждой газеты желательно пригласить двух человек - журналиста и редактора новостей, не следует забывать и фотографа. Важно заинтересовать журналистов и создать им условия для работы.

Презентации могут проводиться по поводу открытия или создания фирмы, продукта и пр. Проведение презентации включает следующие этапы:
- определение целей и приоритетов;
- генерирование идеи презентации и ее концептуализация, определение места и сроков проведения, состава участников, примерный бюджет.
Участникам презентации рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей приглашенному оценить целесообразность своего участия в этом мероприятии. В приглашении следует указать место, время, программу проведения мероприятия, состав участников и гостей, ориентиры и транспорт.
Открывает и ведет программу, как правило, должностное лицо фирмы-организатора.
Возможный сценарий может строиться по следующей схеме:
- Ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, а присутствующих, из числа наиболее интересных лиц, всем остальным.
- Желателен показ видеофильма о кампании и ее продукции длительностью 5-7 минут.
- Ведущий просит представителей фирмы сделать краткое сообщение по вопросам, представляющим интерес для присутствующих, продемонстрировать продукцию фирмы в макете или на диапозитиве, но лучше действующую, если это возможно.
- Представители компании-организатора отвечают на вопросы.
- Слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.
- Приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки.
- Завершает мероприятие коктейль, фуршет, банкет.

Конференции (научные, практические, политические или синтетические) предоставляют возможность продвижения идей, продуктов и т.д. тем организациям, чьи представители делают доклады на заседаниях. Конференции могут быть внутренними (для собственных сотрудников) или внешними.
Конференции - это прежде всего средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах. Крупные организации проводят конференции регулярно.
Ядром конференции являются выступления авторитетных людей в сфере интересов собравшихся. Это могут быть известные ученые, менеджеры, госслужащие.
Следует учитывать, что аудитория плохо воспринимает доклады продолжительностью более 20 мин. Степень подготовленности слушателей, наличие и качество синхронного перевода определяют уровень восприятия и оптимальную длительность доклада.
По материалам конференции, имеющей более широкий интерес, издаются сборники тезисов, докладов, сведения об ее участниках. Конференции, представляющие интерес для общественности, освещаются СМИ, приглашенными на данное мероприятие. Для представителей СМИ заранее готовится и вручается на входе медиа-кит, содержащий общую информацию об организации; программу конференции; список участников; тезисы наиболее важных и интересных докладов; пресс-релизы.
Организация связи, питания и прочих условий для журналистов - элементарная вежливость организаторов по отношению к СМИ. Затраты в данном случае полностью окупаются публикациями.

Круглые столы - одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.
Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее, и участников знакомят с ними заблаговременно, что дает им возможность подготовить аргументы, материалы, цифры и факты. Это делает "круглый стол" более интересным и продуктивным. Обычное число участников "круглого стола" - не более 8-20 человек. Таблички идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения, переводят общение на дружеский тон. Работу "круглого стола" организует ведущий, он же представляет или дает возможность представиться всем присутствующим. Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и корректирует ход дискуссии. По результатам "круглого стола" желательно разослать в СМИ пресс-релиз.

Выставка - это возможность расширить потенциальный рынок, за счет показа продукции широкому кругу посетителей. Она позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов, в процессе личных контактов определить перспективных покупателей, презентовать продукцию, усилить корпоративный имидж, собрать информацию о конкурентах, продать товар. Участие в выставке улучшает и поддерживает имидж ее участника в макро- и микрооперационной среде компании.
На выставке можно продемонстрировать товар в действии, рассказать потенциальному клиенту о его преимуществах и особенностях, найти покупателей идеи, оценить потенциальный рынок нового продукта. При этом следует учитывать присутствие конкурентов и риск использования ими ваших идей.
Немаловажно то, что информация об участниках выставки появляется в СМИ.
На выставке создаются благоприятные возможности для встреч с важными клиентами, а также имеются условия для обстоятельных переговоров с интересным посетителем на стенде.
Организация участия в выставке требует серьезной подготовительной работы - аналитической, плановой, организационной - задолго до начала и значительное время после окончания выставки.
Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов участия и организации выставки (потребная площадь, какие экспонаты и в каком пространстве размещать, бюджет проекта выставки, дизайн стенда, обучение персонала работе на стенде, подготовка материалов для каталога, решение транспортных проблем и проблем размещения персонала, организация рекламной кампании участия фирмы в выставке в специальной и местной прессе, оформление и рассылка приглашений посетителям, в появлении которых участник выставки заинтересован).
Ведение работ по проекту участия фирмы в выставке требует составления соответствующего графика и контроля его исполнения.
В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы, и желательно с ними переговорить, передать материалы, чтобы появилось упоминание о вашем участии. Нужно быть готовым принять их у вашей экспозиции. Хорошо, если удастся организовать распространение пресс-релизов через пресс-центр. Выставки можно и желательно подкреплять всеми другими спецсобытиями о которых говорилось выше.